Beschreibung:

In diesem Szenario wird ein Office-Skript in einem Power Automate-Flow verwendet, um Erinnerungen an Kollegen zu senden, um den Status eines Projekts zu aktualisieren. Es unterstreicht die Fähigkeiten der Power Automate-Integration und des Datentransfers zu und von Skripten.

20.11.2023

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Adrian Frei

Geschäftsführender, exact-construct

Voraussetzungen:

In diesem Szenario werden Power Automate und Microsoft Teams verwendet. Sie müssen beide mit dem Konto verknüpfen, das Sie zum Entwickeln von Office-Skripten verwenden.

Szenario:

In diesem Szenario verwalten Sie ein Projekt. Mithilfe eines Excel-Arbeitsblatts verfolgen Sie jeden Monat den Status Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen die Leute oft daran erinnern, ihren Status anzugeben, deshalb haben Sie sich entschieden, diesen Erinnerungsprozess zu automatisieren.

Sie erstellen einen Power Automate-Flow, um Personen mit fehlenden Statusfeldern eine Nachricht zu senden und ihre Antworten auf die Tabelle anzuwenden. Dazu entwickeln Sie ein Skriptpaar, das die Arbeit mit der Arbeitsmappe übernimmt. Das erste Skript ruft eine Liste von Personen mit leerem Status ab und das zweite Skript fügt der rechten Zeile eine Statuszeichenfolge hinzu. Sie nutzen außerdem die adaptiven Karten von Teams, damit Mitarbeiter ihren Status direkt in der Benachrichtigung eingeben können.

Geschäftsverbindung:

Jedes Unternehmen, das auf Projektmanagement und Zusammenarbeit angewiesen ist, kann von automatisierten Aufgabenerinnerungen profitieren. Dazu gehören Softwareentwicklungsteams, Marketingteams, Projektmanager und mehr. Durch das Versenden rechtzeitiger Erinnerungen zur Aktualisierung des Projektstatus tragen Sie dazu bei, dass Projekte auf Kurs bleiben, Fristen eingehalten werden und Teams aufeinander abgestimmt bleiben.

Anleitung zum Aufbau:

Zunächst benötigen wir ein Skript, um alle Mitarbeiter mit Statusberichten abzurufen, die in der Tabelle fehlen. Wählen Sie auf der Registerkarte „Automatisieren“ die Option „Neues Skript“ und fügen Sie das folgende Skript in den Editor ein.

/**
 * This script looks for missing status reports in a project management table.
 *
 * @returns An array of Employee objects (containing their names and emails).
 */
function main(workbook: ExcelScript.Workbook): Employee[] {
  // Get the first worksheet and the first table on that worksheet.
  let sheet = workbook.getFirstWorksheet()
  let table = sheet.getTables()[0];

  // Give the column indices names matching their expected content.
  const NAME_INDEX = 0;
  const EMAIL_INDEX = 1;
  const STATUS_REPORT_INDEX = 2;

  // Get the data for the whole table.
  let bodyRangeValues = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal().getValues();

  // Create the array of Employee objects to return.
  let people: Employee[] = [];

  // Loop through the table and check each row for completion.
  for (let i = 0; i < bodyRangeValues.length; i++) {
    let row = bodyRangeValues[i];
    if (row[STATUS_REPORT_INDEX] === "") {
      // Save the email to return.
      people.push({ name: row[NAME_INDEX].toString(), email: row[EMAIL_INDEX].toString() });
    }
  }

  // Log the array to verify we're getting the right rows.
  console.log(people);

  // Return the array of Employees.
  return people;
}

/**
 * An interface representing an employee.
 * An array of Employees will be returned from the script
 * for the Power Automate flow.
 */
interface Employee {
  name: string;
  email: string;
}

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