So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle in Excel: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Inhaltsverzeichnis

Pivot-Tabelle was ist das?

Eine Pivot-Tabelle ist eine Zusammenfassung Ihrer Daten, verpackt in ein Diagramm, mit dem Sie anhand Ihrer Informationen Berichte erstellen und Trends untersuchen können. Pivot-Tabellen sind besonders nützlich, wenn Sie grosse Datensätze haben und Sie diese effizient ausgewertet haben möchten. Beispielsweise wenn Sie eine Liste mit allen ihren Bestellungen haben und Sie herausfinden möchten, wie oft und mit welchem Betrag hat jeder Kunde im letzten Jahr bestellt.

Sie können Ihre Daten mit Pivot-Tabellen auf unterschiedliche Weise gruppieren, sodass Sie leichter hilfreiche Schlussfolgerungen ziehen können.

Was kann die Pivot-Tabelle nicht?

Sie fügen Ihre Daten nicht hinzu, subtrahieren sie nicht oder ändern sie anderweitig, wenn Sie einen Pivot erstellen. Stattdessen organisieren Sie die Daten einfach neu, damit Sie daraus nützliche Informationen gewinnen können.

Für was können Pivot-Tabellen verwendet werden?

Wenn Sie sich immer noch etwas verwirrt darüber fühlen, was Pivot-Tabellen tatsächlich tun, machen Sie sich keine Sorgen. Dies ist eine dieser Technologien, die viel einfacher zu verstehen sind, wenn Sie sie einmal in Aktion gesehen haben.

Der Zweck von Pivot-Tabellen besteht darin, benutzerfreundliche Möglichkeiten zu bieten, große Datenmengen schnell zusammenzufassen. Sie können verwendet werden, um numerische Daten besser zu verstehen, anzuzeigen und im Detail zu analysieren – und können dabei helfen, unvorhergesehene Fragen im Zusammenhang damit zu identifizieren und zu beantworten.

5 Pivot-Tabellen Beispiele

Hier sind fünf Beispiele für was Pivot eine Lösung ist:

1. Umsatz pro Produkt und Region

Angenommen, Sie haben ein Arbeitsblatt, das monatliche Verkaufsdaten für drei verschiedene Produkte enthält – Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 – und Sie möchten herausfinden, welches der drei das meiste Geld eingebracht hat. Sie könnten natürlich das Arbeitsblatt durchsehen und jedes Mal, wenn Produkt 1 erscheint, die entsprechende Verkaufszahl manuell zu einer laufenden Summe hinzufügen. Sie könnten dann dasselbe für Produkt 2 und Produkt 3 tun, bis Sie Summen für alle haben. Kinderspiel, oder?

Stellen Sie sich nun vor, Ihr monatliches Verkaufsarbeitsblatt hat Tausende und Abertausende von Zeilen. Sie alle manuell zu sortieren, könnte ein Leben lang dauern. Mithilfe einer Pivot-Tabelle können Sie alle Verkaufszahlen für Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 automatisch aggregieren und ihre jeweiligen Summen in weniger als einer Minute berechnen.

2. Anzeige der Produktverkäufe als Prozentsatz der Gesamtverkäufe

Pivot-Tabellen zeigen natürlich die Summen jeder Zeile oder Spalte, wenn Sie sie erstellen. Aber das ist nicht die einzige Kennzahl, die Sie automatisch erzeugen können.

Angenommen, Sie haben vierteljährliche Verkaufszahlen für drei separate Produkte in eine Excel-Tabelle eingegeben und diese Daten in eine Pivot-Tabelle umgewandelt. Die Tabelle würde Ihnen automatisch drei Summen am Ende jeder Spalte geben – nachdem Sie die vierteljährlichen Verkäufe jedes Produkts addiert haben. Aber was wäre, wenn Sie den Prozentsatz ermitteln wollten, den diese Produktverkäufe zu allen Unternehmensverkäufen beigetragen haben, und nicht nur zu den Gesamtverkäufen dieser Produkte?

Mit einer Pivot-Tabelle können Sie jede Spalte so konfigurieren, dass sie den Prozentsatz der Spalte von allen drei Spaltensummen anzeigt, anstatt nur die Spaltensumme. Wenn beispielsweise drei Produktverkäufe einen Gesamtumsatz von 200.000 US-Dollar erzielten und das erste Produkt 45.000 US-Dollar einbrachte, können Sie eine Pivot-Tabelle bearbeiten, um stattdessen anzugeben, dass dieses Produkt 22,5 % aller Unternehmensumsätze ausmachte.

Um den Produktumsatz als Prozentsatz des Gesamtumsatzes in einer Pivot-Tabelle anzuzeigen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Gesamtumsatz und wählen Sie Werte anzeigen als > % des Gesamtumsatzes aus.

3. Kombinieren doppelter Daten

In diesem Szenario haben Sie gerade ein Blog-Redesign abgeschlossen und mussten eine Reihe von URLs aktualisieren. Leider hat Ihre Blog-Reporting-Software dies nicht sehr gut gehandhabt und am Ende die „View“-Metriken für einzelne Posts auf zwei verschiedene URLs aufgeteilt. In Ihrer Tabelle haben Sie also zwei separate Instanzen jedes einzelnen Blog-Beitrags. Um genaue Daten zu erhalten, müssen Sie die Aufrufsummen für jedes dieser Duplikate kombinieren.

Hier kommt die Pivot-Tabelle ins Spiel. Anstatt alle Metriken aus den Duplikaten manuell suchen und kombinieren zu müssen, können Sie Ihre Daten (über die Pivot-Tabelle) nach Titel des Blogposts zusammenfassen, und voilà: Die Ansichtsmetriken dieser doppelten Posts werden automatisch aggregiert.

4. Abrufen einer Mitarbeiterzahl für einzelne Abteilungen

Pivot-Tabellen sind hilfreich, um Dinge automatisch zu berechnen, die Sie in einer einfachen Excel-Tabelle nicht leicht finden können. Eines dieser Dinge ist das Zählen von Zeilen, die alle etwas gemeinsam haben.

Wenn Sie beispielsweise eine Liste der Mitarbeiter in einer Excel-Tabelle haben und neben den Namen der Mitarbeiter die jeweiligen Abteilungen stehen, zu denen sie gehören, können Sie aus diesen Daten eine Pivot-Tabelle erstellen, die Ihnen den Namen jeder Abteilung und die Anzahl der Mitarbeiter anzeigt die zu diesen Abteilungen gehören. Die Pivot-Tabelle beseitigt effektiv Ihre Aufgabe, die Excel-Tabelle nach Abteilungsnamen zu sortieren und jede Zeile manuell zu zählen.

5. Hinzufügen von Standardwerten zu leeren Zellen

Nicht jeder Datensatz, den Sie in Excel eingeben, füllt jede Zelle. Wenn Sie darauf warten, dass neue Daten eingehen, bevor Sie sie in Excel eingeben, haben Sie möglicherweise viele leere Zellen, die verwirrend aussehen oder weitere Erläuterungen benötigen, wenn Sie diese Daten Ihrem Vorgesetzten zeigen. Hier kommen Pivot-Tabellen ins Spiel.

Sie können eine Pivot-Tabelle einfach anpassen, um leere Zellen mit einem Standardwert zu füllen, z. B. $0 oder TBD (für „zu bestimmen“). Bei großen Datentabellen ist die Möglichkeit, diese Zellen schnell zu markieren, eine nützliche Funktion, wenn viele Personen dasselbe Blatt überprüfen.

Um die leeren Zellen Ihrer Pivot-Tabelle automatisch zu formatieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Tabelle und klicken Sie auf PivotTable-Optionen. Aktivieren Sie im angezeigten Fenster das Kontrollkästchen Leere Zellen als und geben Sie ein, was angezeigt werden soll, wenn eine Zelle keinen anderen Wert hat.