Noch einmal wollen wir uns mit Möglichkeiten beschäftigen, Ihre Daten übersichtlich zu visualisieren. Die Hervorhebungsmöglichkeiten, die wir in diesem Artikel betrachten, sind die allgemeinste Art und Weise, um in Excel Daten und Zusammenhänge visuell zu unterlegen. Das bedeutet, dass sie nicht so mächtig sind wie gut ausgewählte Diagramme, Sparklines und ähnliche optische Hilfsmittel, sich aber im Gegensatz zu diesen für wirklich alle Datentypen eignen. Selbst wenn Sie Daten in wild verstreuten Zellen irgendwo in der Excel Tabelle hervorheben möchten, können diese Hervorhebungen dafür verwendet werden.

Wir betrachten wieder ein vergleichsweise einfaches Beispiel:

Um die Datenvisualisierung zu starten, markieren Sie zunächst all die Daten, die optisch hervorgehoben werden sollen. In diesem Beispiel ist das der Bereich von Zelle C2 bis hin zur Zelle F14.

Im Menü „Start“ finden Sie nun unter den „Formatvorlagen“ die „bedingte Formatierung“. Hier können Sie Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze auswählen. Für jede dieser drei Auswahlmöglichkeiten werden wir uns einem Beispiel zuwenden; natürlich aber gibt es für jede auch weitere Einstellungen, die Sie vornehmen können, um sie Ihren Ansprüchen anzupassen (also beispielsweise verschiedene Farben).

Zunächst wenden wir uns den Datenbalken zu. Dies sind Balken, die in den Zellen direkt aufzeigen, welchen numerischen Wert die Zelle hat. Die Farbe der positiven Werte können Sie hierbei auswählen, indem Sie im Datenbalken-Untermenü einfach eine andere Farbe anklicken. Negative Werte hingegen werden in Rot dargestellt, um sie von den positiven Werten zu unterscheiden.

Die nächste Möglichkeit zur Visualisierung sind Farbskalen. Dabei werden die eher durchschnittlichen Werte mit unauffälligen Farben gekennzeichnet (hier beispielsweise Gelb), während die extremeren Werte besondere Farben erhalten (hier Rot für tiefe und Grün für hohe Werte). Natürlich können Sie auch wieder andere Farbskalen auswählen, die zu Ihrer jeweiligen Tabelle passen.

Schließlich können Sie auch Symbolsätze verwenden, um die Werte der Zellen hervorzuheben. Diese Symbole können sehr unterschiedlich ausfallen; so bietet Excel auch Möglichkeiten, um WiFi-Stärke-Symbole oder Ampelzeichen einzusetzen. Allgemein sind diese Symbole weniger aussagekräftig als Farbskalen und Datenbalken, da sie keine sehr feinen Abstufungen darstellen können, sind aber auch dezenter und wirken daher unter Umständen offizieller.

Verschiedene Hervorhebungen können auch miteinander kombiniert werden. Hierfür markieren Sie einfach einen Bereich noch einmal, der bereits Hervorhebungen aufweist, und wählen dann eine weitere Hervorhebung aus:

Sollten Sie die Hervorhebungen wieder entfernen wollen, dann markieren Sie den Bereich, aus dem die Hervorhebungen entfernt werden sollen, und wählen Sie dann erneut die „bedingte Formatierung“. In dem aufklappenden Menü klicken Sie nun auf „Regeln löschen“ und daraufhin auf „Regeln in ausgewählten Zellen löschen“. Nun werden die Hervorhebungen von Excel wieder entfernt.

Zusammen mit den Tipps dazu, wie Diagramme und Sparklines in Excel angelegt werden können, sollten Sie inzwischen erst einmal genügend Hinweise erhalten haben, um auch Ihre eigenen Daten gut visualisieren zu können. Daher werden wir uns in den nächsten Artikeln wieder anderen Themen zuwenden.

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