Excel-Dateien, die langsam laufen, gehören zu den nervigsten Problemen, mit denen Benutzer rund um Excel konfrontiert sind. Es besteht kein Zweifel, dass Microsoft Excel ein nützliches und leistungsstarkes Programm ist. Wenn jedoch die Limiten von Excel ausgereizt werden, erhöhen sich die Wartezeiten und es wird Zeit, den Aufbau der Excel-Dateien zu überdenken. Mit einer langsamen Excel-Datei müssen Sie nicht leben. Mit wenigen Anpassungen können Sie eine Excel-Datei so optimieren, dass diese wieder performant läuft. Im folgenden Artikel erklären wir Ihnen die häufigsten Gründe für eine langsame Excel-Datei und zeigen auf, wie Sie diese beheben können.

Gründe für langsame Excel-Dateien

Performance wird in Excel immer dann zum Thema, wenn die Dateigrösse steigt. In der Regel ist aber nicht Excel schuld, sondern der gewählte Aufbau der Datei. Eine Faustregel besagt, dass wenn eine Excel-Datei die Grösse von 20 Mb. übersteigt, der Aufbau der Datei nicht optimal gewählt wurde. In diesem Fall lohnt es sich, dies zu überprüfen oder von einem Spezialisten überprüfen zu lassen.

Der Hauptgrund für eine langsame Excel-Datei sind zu viele Formeln. Formeln lassen nicht nur die Dateigrösse stark ansteigen, auch die Performance leidet sehr an zu vielen Formeln. Dies erkennen Sie daran, dass wenn Sie die Excel-Datei öffnen, lange warten müssen, bis die Datei offen ist. Wenn die Datei offen ist, navigieren Sie nur sehr schwerfällig durch die Datei.

Formeln mit Werten ersetzen

Wird der Daten-Transfer einmalig benötigt, empfiehlt es sich die Formeln mittels Werten zu ersetzen. Dabei werden alle Spalten mit Formeln markiert, kopiert und anschliessend als Werte wieder eingefügt. Diese Funktion erhält man über die rechte Maustaste.

Damit gehen allerdings die Formeln verloren und es kann keine Neuberechnung vorgenommen werden. Für einmalige Auswertungen ist dies eine sehr einfache Lösung und hilft Ihnen Performance-Probleme zu vermeiden.

Wenn die Möglichkeit bestehen soll, dass die Daten immer wieder neu berechnet werden können, empfehlen wir bei dieser Variante die Formeln in der ersten Zeile beizubehalten. Sie würden also nur die Formeln ab der zweiten Zeile mit Werten Ersetzen. Wenn Sie die Daten neu berechnen müssen, können Sie die Formeln aus der ersten Zeile kopieren und in der Datentabelle wieder einfügen. Somit können Sie mit wenigen Klicks die Berechnungen ausführen, ohne dass die Formeln wieder neu erstellt werden müssen. Sofern Sie diesen manuellen Schritt automatisieren möchten, können Sie hierfür ein Marko verwenden. Dafür sind aber Grundkenntnisse von VBA (Visual Basic for Applications) erforderlich.  

Unabhängig davon, achten Sie zudem darauf, dass wenn Sie einen Datensatz von beispielsweise einigen tausend Zeilen haben, die Formel nicht bis ans Tabellenende (Zeile 1’048’576) kopiert wird. Dies geschieht häufig, wenn die Formeln via Autoausfüllen nach unten kopiert werden und dabei Excel nicht erkennt, wo der Datensatz aufhört.     

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